Archivo y documentos
Los documentos se encuentran, se prestan y se rastrean
Expediente digital con folios únicos, control de versiones, etiquetas con código QR, préstamo y trazabilidad completa del ciclo de vida del documento.
Para quién es
- Archivos físicos y digitales sin estructura ni control.
- Áreas que deben demostrar cumplimiento en auditorías o revisiones.
Plazo referencial
8 a 20 semanas según el acervo
El problema
Por qué esto se vuelve un problema
Un archivo desordenado cuesta dos veces: en el tiempo de búsqueda y en el riesgo de no encontrar lo que se pidió en una revisión. El sistema propone una estructura basada en el marco normativo aplicable, digitaliza con control de calidad y etiqueta con QR para que el documento físico y el digital sean el mismo registro.
Lo que entregamos
Entregables del proyecto
- Catálogo de series documentales y valuación
- Expediente digital y repositorio de imágenes
- Etiquetas con QR e inventario físico-digital
- Módulo de préstamo, baja documental y bitácora
Cómo lo hacemos
Nuestro enfoque
Estructura documental primero
Definimos series, subseries y metadatos obligatorios antes de digitalizar; el desorden no se digitaliza.
QR en el papel
Cada caja, carpeta o expediente lleva su etiqueta; al escanear se abre su ficha y su historial de movimientos.
Préstamo y devolución
Control de quién se llevó qué, desde cuándo y para qué, con alertas de vencimiento.
Búsqueda profunda
Búsqueda por folio, persona, asunto, fecha o contenido del documento digitalizado.
Resultados esperados
Qué cambia en la operación
- Búsqueda de expedientes en segundos.
- Evidencia de préstamo, devolución y bajas.
- Inventario físico y digital conciliado.
- Preparación para auditorías sin trabajo extraordinario.
Estándares
Cómo se construye y se cuida
Sectores donde más se usa
Se combinan bien
Suele contratarse junto con
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Construimos el sistema que su proceso necesita: captura, control, reportes y reglas de negocio propias. Sin módulos que…
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Ver soluciónSiguiente paso recomendado
- Sesión de diagnóstico de una a dos horas con quien opera el proceso y quien decide.
- Salimos con alcance inicial, riesgos y orden de arranque por escrito.
- Si el proyecto no es para nosotros, se lo decimos en esa misma sesión.
Cómo se protege su inversión
Trabajamos por etapas con entregables verificables y pagos contra aceptación. El código, la base de datos y la documentación quedan en propiedad del cliente. Si el proyecto se detiene, lo entregado sigue siendo suyo y está documentado.
Dudas
Preguntas sobre gestión documental, archivo y qr
Si su pregunta no está aquí, escríbanos y se la contestamos con gusto: abrir el formulario de contacto.