Casos y escenarios
Casos y escenarios de solución
Cada proyecto empieza igual: alguien describe un problema de operación. Estos son los tipos de problema que atendemos y la forma en que solemos resolverlos.
Cómo leer estos escenarios
Los escenarios describen soluciones que diseñamos y construimos; no incluyen nombres, cifras ni información confidencial de nuestros clientes. Los resultados de cada proyecto se entregan con su propia medición.
Expedientes que se encuentran en segundos
Plazo típico: 10 a 14 semanas
El problema
Archivos en papel y carpetas digitales sin estructura: encontrar un expediente tomaba horas y no había evidencia de quién lo consultó.
Lo que se implementó
Catálogo de series documentales, folios únicos, expediente digital, etiquetas con código QR, control de préstamo y trazabilidad de consultas.
Resultado buscado
Búsqueda de expedientes por folio, persona o asunto en segundos, con historial de movimientos para auditoría.
Producción, calidad y almacén en el mismo tablero
Plazo típico: 4 a 7 meses
El problema
Órdenes de producción en hojas de cálculo, calidad en formatos de papel y almacén en un sistema que no se comunicaba con contabilidad.
Lo que se implementó
Órdenes de producción con consumo de materiales, registro de calidad en tablet, integración con el sistema contable y tablero de indicadores.
Resultado buscado
Una sola fuente de información: producción, mermas, devoluciones y costos con el mismo número para todas las áreas.
Obra con evidencia fotográfica verificable
Plazo típico: 3 a 5 meses
El problema
Estimaciones y avances de obra sustentados en fotos sueltas de WhatsApp, sin ubicación ni fecha confiable.
Lo que se implementó
Bitácora de obra con evidencia fotográfica georreferenciada, códigos QR por concepto de trabajo, estimaciones por etapa y control de proveedores.
Resultado buscado
Expediente de obra completo por concepto, con evidencia ordenada y estimaciones listas para autorizar.
Cotizar, cobrar y dar seguimiento sin olvidos
Plazo típico: 6 a 10 semanas
El problema
Cotizaciones sin seguimiento, recordatorios de pago manuales y clientes que se perdían por falta de contacto.
Lo que se implementó
Cotizaciones en línea, recordatorios automáticos por WhatsApp y correo, control de cartera con antigüedad de saldos y encuesta de satisfacción.
Resultado buscado
Seguimiento sistemático de cada cotización y de cada saldo vencido, con guiones y plantillas aprobadas por el negocio.
Expedientes de crédito capturados sin recapturar
Plazo típico: 8 a 14 semanas
El problema
Captura manual de datos que ya venían impresos en documentos: estados de cuenta, identificaciones y comprobantes.
Lo que se implementó
Expediente digital por cliente con extracción asistida por inteligencia artificial, validación de campos, semáforo de cumplimiento y plantillas de contrato.
Resultado buscado
Menos captura manual, expedientes completos antes de autorizar y cumplimiento verificable en cada operación.
Agenda llena y pacientes que sí llegan
Plazo típico: 3 a 6 meses
El problema
Citas por teléfono, inasistencias frecuentes, expediente en papel y cobros que se cuadraban al final del día.
Lo que se implementó
Agenda en línea, confirmación y recordatorio por WhatsApp, expediente clínico digital con acceso por rol, cobro y corte de caja.
Resultado buscado
Menos citas perdidas, expediente completo y disponible, y control de ingresos por consultorio y tratamiento.
Inscripciones y cobros sin filas
Plazo típico: 3 a 5 meses
El problema
Periodos de inscripción con filas, comprobantes de pago por correo y expedientes de alumnos dispersos entre áreas.
Lo que se implementó
Portal de inscripción con pago en línea, expediente del alumno, control de becas y adeudos, y reportes para dirección escolar.
Resultado buscado
Inscripción en línea con pago y comprobante automático, y estado de cuenta por alumno en tiempo real.
Flota y mantenimiento bajo control
Plazo típico: 8 a 12 semanas
El problema
Mantenimientos correctivos porque los preventivos no se programaban, y gasto de combustible sin relación con rutas o unidades.
Lo que se implementó
Cédula por unidad con códigos QR para reportar fallas, plan de mantenimiento preventivo, bitácora de combustible y tablero de costos por kilómetro.
Resultado buscado
Preventivos programados y atendidos, historial por unidad y decisiones de renovación con datos, no con percepciones.
Referencias
Cuando el cliente lo autoriza, coordinamos una llamada o visita de referencia en un proyecto similar al suyo. Preferimos eso antes que publicar logotipos sin contexto.
Pedir una referenciaCómo se mide un proyecto
- Línea base antes de empezar: tiempo, errores, volumen.
- Metas acordadas por etapa, no promesas generales.
- Medición a los 30 y 90 días de la puesta en marcha.
- Acta de cierre con resultados y pendientes documentados.
Dudas
Preguntas sobre los casos
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