La ficha museográfica que acompaña al documento indica que se trata de la primera reglamentación para regular su funcionamiento. Estas normas, que se pueden considerar un antecedente primordial de los procedimientos archivísticos y legales que amparan al patrimonio documental, planteaban las medidas y acciones que se debían implementar para el cumplimiento de sus funciones, así como aquellas en las que no se debía incurrir.
En tan exquisito depósito encontraría el filósofo y el sabio los datos más abundantes y exactos para cumplir su misión de instruir a los hombres en lo que les conviene saber; el legislador tendría reunidos en un punto las leyes expedidas y sus efectos prácticos de todos los tiempos sobre cualquier ramo que se propusiera reformar; el poder ejecutivo tendría también una brújula segura para dirigir la nave del Estado; al judicial se proporcionaría un hilo constante para no extraviarse en el laberinto de la legislación… y aún el historiador encontraría una antorcha para penetrar en la oscuridad y confusión de los siglos más remotos.[1]
El 26 de noviembre de 1846, en plena guerra con los Estados Unidos, se aprobó el Primer Reglamento del Archivo General y Público de la Nación, el cual fue impulsado por José María Lafragua, el recién designado secretario del Ministerio de Relaciones Exteriores e Interiores. Como autoridad en el sector público, se dio a la tarea de buscar que el Archivo ocupara un espacio destacado dentro de las instituciones gubernamentales y que fuera considerado el organismo que posibilitaba el cumplimiento de la garantía a los derechos de los ciudadanos en una nación conducida bajo principios liberales.
Lafragua argumentaba que el Archivo, después de obtener su carácter público en 1823, había sufrido de un largo abandono derivado de los años convulsos vividos en el país y de las transformaciones en las formas de gobierno que se sucedieron. El descuido de la institución la redujo al amontonamiento y esto a su vez derivó en la destrucción y pillaje de documentación que registraba gran parte de la riqueza de la nación y que era el testimonio de siglos pasados.
La idea de instaurar una normatividad para la organización y conservación del repositorio nacional de documentos en un momento en que la federación vivía bajo la amenaza de una invasión extranjera serviría para salvaguardar el patrimonio documental de la nación, pues se entendía que este era la base de un orden jurídico que afianzaba los derechos de las instituciones y de los particulares e impulsaba el resguardo de la memoria del desarrollo científico y social que fuera de interés para la historia nacional.
Por los motivos expuestos, José Mariano Salas, encargado del Supremo Poder Ejecutivo, pidió que dicha reglamentación comenzara a operar a la brevedad para fortalecer las funciones de la institución encargada de resguardar la documentación de las distintas oficinas del gobierno y de la nación. En el reglamento se plasmaron 134 artículos divididos en diez capítulos con el siguiente contenido:
1.- De lo que debe contener el Archivo y de su local: referente a la obligación de concentrar dentro de la institución la documentación concluida por los ministerios de Estado sobre leyes, constituciones, casos relativos a la justicia, así como lo relacionado a los estados de la república y todo aquel expediente de interés para la historia nacional.
2.- Planta de la oficina: la estructura de empleados quedaba compuesta por un director, tres oficiales, tres escribientes y un portero.
3.- Sistema de coordinación: relativo a la división del acervo y los fondos documentales.
4.- Sistema de claves: sobre la organización y descripción de los documentos, así como la creación de un índice.
5.- Operaciones preliminares: plan de acción para la organización de nuevos fondos documentales.
6.- Disposiciones generales: referente a las acciones y procedimientos para mantener en condiciones óptimas los documentos del Archivo.
7.- Del servicio al público: procedimientos para facilitar la consulta de documentos.
8.- Del fondo del Archivo: referente a los ingresos para el sustento de la institución.
9.- Del Director: Obligaciones del responsable principal de la institución.
10.- Funciones particulares de los empleados: Planteamiento de los trabajos que deben ser realizados por los empleados de la institución.
A pesar de la breve gestión de José María Lafragua como ministro de Relaciones Exteriores y de que las tropas estadounidenses ocuparon suelo mexicano el año siguiente, el Reglamento del Archivo General y Público de la Nación continuó vigente en la mayoría de sus disposiciones hasta los primeros años del siglo XX.
Tras la explicación que otorgó el personal de la Subdirección de Divulgación del Patrimonio Documental se llevó a cabo un acto de inauguración de la pieza del mes, en donde participaron estudiantes del Instituto Universitario Nueva Generación, cuya profesora compartió su experiencia en hacer uso de los servicios del Archivo General de la Nación para su trabajo de tesis, reconociendo parte de las labores que brinda esta longeva institución a la ciudadanía.
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Fuentes consultadas:
Memoria de la Primera Secretaría de Estado y del Despacho de Relaciones Exteriores e Interiores de los Estados Unidos mexicanos, leída al soberano Congreso Constituyente en los días 14, 15 y 16 de diciembre de 1846 por el Ministro del Ramo C. José María Lafragua. Imprenta de Vicente García Torres. México, 1856, en AGN, México Contemporáneo, Colecciones, Colección de Folletería de los Siglos XIX y XX, caja 10, folleto 308.
Rubio Mañe, J. Ignacio. El Archivo General de la Nación México, Distrito Federal, Estados Unidos Mexicanos, Conmemoración del sesquicentenario de la Fundación del Archivo General de la Nación, Secretaría de Gobernación, México, 1973, en AGN, Biblioteca-Hemeroteca Ignacio Cubas, Clasificación: 025.171/R667a/Ej.4.
[1] Memoria de la Primera Secretaría de Estado y del Despacho de Relaciones Exteriores e Interiores de los Estados Unidos mexicanos, leída al soberano Congreso Constituyente en los días 14, 15 y 16 de diciembre de 1846 por el Ministro del Ramo C. José María Lafragua, Imprenta de Vicente García Torres. México, 1856, en AGN, México Contemporáneo, Colecciones, Colección de Folletería de los Siglos XIX y XX, caja 10, folleto 308, pág. 120.