Mudanzas suelen causar dolores de cabeza a todos los involucrados. Y las mudanzas corporativas son aún más complejas, pues durante este proceso olvidar archivos físicos o perderlos es un riesgo considerable que puede generar problemas legales, contables, de violación de privacidad y de conformidad, convirtiendo la tarea de gestionar estos archivos en un desafío.
Con esto, antes incluso de que la palabra “mudanza” comience a discutirse dentro de la empresa, deben seguirse algunas prácticas para realizar una gestión adecuada de los registros, de modo que el flujo de trabajo y los negocios no se vean perjudicados.
Y no son solo los documentos físicos que necesitan ser trasladados los que generan preocupación. Es necesario pensar en la logística involucrada, en el transporte de equipos, muebles de gran tamaño, utensilios necesarios para la manipulación de esos documentos, etc., lo que hace fundamental la creación de un plan para transportar estos registros de forma coordinada y segura.
Análisis y clasificación de los registros
Cada registro debe ser analizado para saber si está dentro del periodo de almacenamiento obligatorio o si ya puede ser destruido; cuál es su nivel de confidencialidad; si necesita ser accesado durante la mudanza; y cuáles son los requisitos o normas de conformidad que deben cumplirse. Esta auditoría identifica los datos en posesión de la empresa y cómo están almacenados, permitiendo prever el crecimiento en el volumen de archivos e incluso anticipar si posibles problemas de acceso y recuperación pueden resolverse fácilmente en el nuevo lugar de almacenamiento.
Análisis de la política de gestión de documentos
La gestión de archivos también debe responder a diversos requisitos empresariales, legales y de conformidad. Por ello, antes de la mudanza, debe realizarse una revisión completa de las políticas de gestión de documentos: clasificación de documentos, cronograma de retención, políticas de registro documental y procedimientos para recuperación en caso de desastres.
Limpieza y destrucción de archivos
Este también es el momento de clasificar los registros que ya pueden ser destruidos si aún no se ha hecho— y trasladar solo aquellos que realmente necesitan continuar almacenados. Esto hace que el proceso de mudanza sea más eficiente y económico, además de agilizar el acceso a los documentos en la nueva ubicación.
Gestión de registros
Después de implementar estas medidas, es necesario gestionar los registros durante y después de la mudanza para garantizar que puedan ser accesados sin perjudicar el trabajo. Estos registros deben estar disponibles durante todo el proceso de mudanza, es decir, deben poder localizarse y accederse fácilmente. Por ello, debe implementarse un sistema de indexación y recuperación que mantenga el sistema ya utilizado por la empresa.
Este sistema debe contar con etiquetas que identifiquen de dónde provienen los documentos, su contenido y su destino; registros del contenido de cada caja; y auditoría continua de ese contenido durante todo el proceso para garantizar su integridad.
Seguridad y acceso
Durante la fase de análisis y clasificación de los registros, deben identificarse los documentos que requieren tratamiento especial para garantizar su seguridad y privacidad, de modo que su transporte cumpla con los requisitos de conformidad exigidos, asegurando que no sean vulnerados o que su información no se divulgue indebidamente.
Esto requiere un trabajo de supervisión durante los procesos de embalaje y entrega en la nueva ubicación, así como el monitoreo de los manifiestos para garantizar que todas las cajas sean entregadas correctamente.
Seguimiento post-mudanza
La gestión documental es una parte esencial para garantizar un proceso de mudanza seguro, pero que también puede mejorarse. Buscar nuevas metodologías para lograr mayor eficiencia en el almacenamiento y también para actualizar las políticas de control es fundamental para atender las necesidades del negocio y las normas de conformidad.
Almacenamiento externo
Alquilar un nuevo depósito puede ser muy costoso, por lo que considerar trabajar con una empresa que ofrezca una solución de almacenamiento externo puede ser una alternativa más segura y eficiente, con mejor relación costo/beneficio. Una empresa especializada ofrece recursos tecnológicos como monitoreo de cada documento mediante códigos de barras, seguridad perimetral con detectores de movimiento, equipos especializados disponibles las 24 horas del día para la gestión de documentos, además de áreas para carga y descarga y protección contra desastres, garantizando acceso instantáneo a los documentos cuando la empresa lo necesite.
Una instalación externa, junto con un servicio profesional de digitalización, garantiza que los documentos puedan visualizarse y solicitarse fácilmente a través de un portal que permite el acceso y el intercambio seguro de información. La digitalización de estos documentos ofrece una solución que elimina el exceso de papel circulando por la empresa mientras optimiza los procesos de trabajo, haciéndolos más eficientes.
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