Con el crecimiento de la digitalización y del trabajo híbrido, las empresas se dieron cuenta de que necesitan adoptar una gestión documental eficiente para garantizar a sus colaboradores un acceso rápido y sencillo a información crítica para el trabajo. Sin embargo, al realizar esta migración de manera apresurada, esto puede generar riesgos de ataques cibernéticos que, hasta ese momento, podían combatirse con mayor facilidad dentro de un perímetro restringido.
En una época en la que los datos son uno de los activos más importantes para cualquier organización, los hackers son especialistas en identificar vulnerabilidades en sistemas o redes para obtener acceso a esa información y venderla o, simplemente, secuestrarla hasta que la empresa pague un rescate para liberarla.
Y no es un secreto que los ataques cibernéticos están en aumento. Estudios recientes muestran que la región continúa enfrentando un crecimiento en este tipo de incidentes, y Costa Rica no es la excepción. Dado que las empresas dependen cada vez más de la conectividad y de entornos digitales para mantener sus flujos de trabajo, implementar un enfoque de ciberseguridad sólido que garantice resiliencia se ha convertido en un pilar fundamental dentro de la gestión documental.
Los tipos de violaciones más comunes incluyen:
Phishing
El phishing es uno de los tipos de ataque cibernético más comunes y efectivos. Ya sea por correo electrónico, mensaje de texto o SMS, estos ataques buscan convencer al usuario de enviar información financiera o personal que permita a los hackers realizar un ataque a la red o instalar malware.
Ransomware
El ransomware es un malware cuyo objetivo es secuestrar el computador o la red de la víctima, cifrando los datos y cobrando un rescate para liberar la información. Puede utilizar técnicas de phishing para instalarse o acceder a la red a través de alguna vulnerabilidad o falla del sistema.
Día cero
Ocurre cuando los hackers utilizan una vulnerabilidad aún desconocida o antes de que se implemente un parche de seguridad. Para combatir este tipo de ataque, el equipo de seguridad necesita monitorear constantemente el entorno para detectar posibles amenazas.
Denegación de servicio
Busca sobrecargar servidores, redes y sistemas con miles de solicitudes hasta agotar los recursos e impedir que el tráfico de datos se realice con normalidad.
¿Por qué adoptar una solución de gestión documental?
En resumen, una solución de gestión documental permite la captura y administración de documentos. La solución automatiza los procesos de recopilación, digitalización, categorización, aprobación y almacenamiento de la información, además de cumplir con diversas normas de conformidad y leyes de privacidad.
De esta manera, la gestión documental permite registrar todas las actividades relacionadas con los documentos acceso, edición y compartición, realizar copias de seguridad de la información y mantener todos los documentos organizados.
Además, las soluciones de gestión documental también abordan preocupaciones relacionadas con la ciberseguridad. Por lo tanto, al momento de analizar una solución, comprender cómo se protegen las informaciones almacenadas es un punto crucial para la adopción de la plataforma.
Al momento de elegir una solución de gestión documental, algunas preocupaciones son muy comunes y deben evaluarse cuidadosamente:
Seguridad física
¿Cómo es el control de acceso a los centros de datos?
Seguridad operativa
¿Es posible gestionar quién tiene acceso a qué información y los privilegios de los usuarios? ¿Qué pueden hacer con la información: visualizarla, comentarla, ¿editarla o eliminarla?
Monitoreo
¿Cómo se realiza el monitoreo del sistema y cómo funcionan las notificaciones sobre posibles incidentes?
Backup
¿Cuál es la política de respaldo utilizada? ¿Los sistemas son redundantes y robustos?
Políticas de seguridad
¿Se realizan pruebas de vulnerabilidades y con qué frecuencia? ¿La información está cifrada? ¿Qué tecnología se utiliza?
¿Cómo mejora la seguridad una solución de gestión documental?
Comparativamente, prevenir un ataque cibernético resulta mucho más económico que corregir sus consecuencias. En Costa Rica, los incidentes de seguridad pueden generar altos costos operativos, legales y reputacionales, especialmente considerando las obligaciones establecidas en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley N.º 8968). Un sistema de gestión documental permite a las organizaciones tener un mayor control sobre sus documentos, reduciendo significativamente la probabilidad de ataques cibernéticos y de filtraciones de información sensible.
Seguridad en la nube
Mucho se habla sobre posibles vulnerabilidades relacionadas con la seguridad en la nube, pero con el paso de los años los proveedores han añadido capas adicionales de seguridad para garantizar que la información no sea robada. De esta forma, un sistema de gestión documental basado en la nube ofrece un nivel de protección mejorado, permitiendo que el acceso a la información se realice únicamente por usuarios autorizados y garantizando que los sistemas estén siempre actualizados con los parches de seguridad más recientes.
Respaldos regulares
Realizar respaldos de manera regular es una de las prácticas de seguridad más básicas contra ataques cibernéticos, ya que ayuda a crear una estrategia eficiente de respuesta a incidentes. Todos los documentos capturados y gestionados se copian fácilmente para evitar la pérdida o manipulación de la información por personas no autorizadas en caso de una violación. Este proceso se automatiza para que el sistema realice los respaldos en intervalos predeterminados.
Seguridad física
Los servidores destinados a la gestión documental pueden estar distribuidos en todo el mundo y, obligatoriamente, cuentan con controles de seguridad que permiten el acceso al lugar únicamente a personas autorizadas, sistemas de acceso basados en biometría y están preparados para soportar desastres naturales, fallas eléctricas y otros eventos que puedan interrumpir la operación.
Documentos más seguros
Los avances tecnológicos reducen los costos de la ciberseguridad; sin embargo, los costos para realizar un ataque cibernético también disminuyen. Hoy en día, los hackers encuentran fácilmente herramientas para detectar vulnerabilidades y ejecutar ataques. Como muchas vulnerabilidades tardan en descubrirse y, si el equipo de seguridad no aplica los parches tan pronto como se publican, estas pueden ser fácilmente utilizadas para el robo de información.
Un sistema de gestión documental puede hacer más seguro el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de documentos confidenciales, además de garantizar que la empresa cumpla correctamente con las normas de conformidad y regulaciones, al mismo tiempo que ofrece a los colaboradores un acceso rápido, sencillo y seguro a la información.
Los servicios de digitalización y gestión documental de Access contribuyen a que los documentos se almacenen y se accedan de forma segura. Los servidores utilizados por Access cuentan con certificados de seguridad que garantizan que la información se transmita cifrada, con replicación automática a una unidad de contingencia y una infraestructura que permite la continuidad de la operación en caso de fallas eléctricas u otros inconvenientes. Contáctanos y conoce nuestros servicios.