La cantidad de información generada por las empresas diariamente es gigantesca, lo que exige la adopción de sistemas de gestión de registros y gestión de documentos para poder categorizarlos y gestionarlos correctamente. Pero, para que este proceso sea eficiente, el primer paso es entender las diferencias entre un documento y un registro.
De acuerdo con la norma ISO 13485:2016 4.2.5, orientada a los Sistemas de Gestión de Calidad en salud, los documentos son la información escrita que proporciona instrucciones, directrices, especificaciones, políticas e información. Esto incluye manuales, procedimientos operativos, instrucciones de trabajo, formularios, políticas, entre otros.
Por su parte, los registros, también según la norma ISO, son las evidencias de actividades realizadas o resultados alcanzados. Proporcionan una prueba documentada sobre los procesos ejecutados y si se realizaron de la manera planificada. Pueden ser registros de capacitación, informes de auditoría, quejas de clientes, actas de reunión, etc. Es esencial entender quién creó cada registro, que debe ser nombrado de manera que identifique fácilmente la actividad realizada.
Es decir, el documento, generalmente, puede considerarse una herramienta de comunicación que registra actividades o acciones. El registro, en cambio, proporciona evidencias sobre transacciones o decisiones relacionadas con eventos pasados. Aunque parezcan cosas similares, la gestión de registros difiere mucho de la manera en que los documentos deben ser gestionados, principalmente en relación con las implicaciones legales y de cumplimiento que las empresas deben seguir.
Ambos ayudan a las empresas a compartir y usar su información, permitiendo que los empleados encuentren información importante, pero, aunque muchas veces se superpongan, los procesos involucrados son totalmente distintos, con estrategias, información, flujos de trabajo y sistemas diferentes.
Qué es la gestión de registros
La gestión de registros se centra en el almacenamiento, preservación y destrucción de información histórica, los llamados registros, siguiendo los requisitos comerciales, normativos y de cumplimiento. Es un proceso que ayuda a las empresas a proteger datos confidenciales y a demostrar que determinadas actividades y transacciones se realizaron.
Estos registros varían según el sector de la organización, pero normalmente incluyen impuestos, recibos de pago, contratos, historiales médicos e información académica, entre otros. Estos registros deben almacenarse para satisfacer las necesidades internas de la empresa y las normas externas.
Regulaciones como la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley N.° 8968) y normas contables exigidas por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) y la Contaduría Pública, promulgadas en Costa Rica para proteger la información de los ciudadanos y garantizar la transparencia financiera, establecen que la información confidencial debe almacenarse y mantenerse segura durante períodos determinados. Estas regulaciones requieren la implementación de políticas de retención de datos y el uso de herramientas tecnológicas que aseguren el cumplimiento de los plazos y la protección de la información.
Qué es la gestión de documentos
Mientras que la gestión de registros se centra en la organización y mantenimiento de documentos, la gestión de documentos tiene como objetivo simplificar la creación, edición, compartición y almacenamiento de documentos por parte de los usuarios.
Las soluciones de gestión de documentos ofrecen funciones para digitalizar documentos físicos, control de versiones, gestión de acceso y auditoría para mejorar la colaboración y la seguridad de los documentos. Al igual que la gestión de registros, la gestión de documentos puede realizarse internamente o mediante la contratación de un proveedor especializado, que será responsable de controlar todas las fases de vida de un documento físico o digital.
Diferencias entre la gestión de registros y la gestión de documentos
Aunque la gestión de registros y la gestión de documentos ayudan en la recuperación y protección de información, tienen algunas diferencias que deben conocerse:
Objetivos
El principal objetivo de la gestión de registros es alinear el proceso de gestión con las políticas internas y los reglamentos externos seguidos por la organización. Por ejemplo, las empresas pueden preservar registros financieros para, además de cumplir normas de cumplimiento, monitorear el desempeño del negocio en un determinado periodo, identificar tendencias de gasto y mejorar la toma de decisiones.
La gestión de documentos, en cambio, busca aumentar la eficiencia operativa. Estos sistemas almacenan la información en una única fuente de verdad, permitiendo que los usuarios accedan, editen, compartan y almacenen información fácilmente.
Tipos de información
La gestión de registros, como se mencionó anteriormente, maneja información histórica, que no puede ser editada ni eliminada. Esto incluye declaraciones fiscales, informes, facturas, datos de clientes, contratos, etc.
La gestión de documentos, en cambio, permite la creación, organización y compartición de documentos procesables y que no están regulados, como borradores de contrato, borradores de contenido, materiales de capacitación, comunicaciones internas, entre otros.
Procesos
Los procesos de gestión de registros ayudan a las empresas a cumplir normas de cumplimiento y determinan cómo debe almacenarse y eliminarse la información. Este proceso implica la creación de un cronograma de retención, la implementación de medidas de seguridad y auditorías.
Mientras tanto, los procesos de gestión de documentos incluyen los implementados por la gestión de registros, pero también abarcan funciones de control de versiones, automatización de flujos de trabajo, gestión de versiones, entre otros.
Sistemas
La gestión de registros y la gestión de documentos están completamente interconectadas, por lo que muchos sistemas de gestión también proporcionan funciones para la gestión de registros. Un sistema eficaz permite la implementación de automatización para ayudar a las empresas a aplicar políticas de retención y contar con robustas medidas de seguridad cibernética y eliminación segura de documentos.
Por su parte, los sistemas de gestión de documentos incluyen herramientas para organizar documentos y almacenar información en un repositorio central, funciones de control de versiones y automatización, además de proporcionar una solución de gestión de registros integrada.
Cómo Access puede ayudar a su empresa
Access cuenta con una solución completa de gestión de documentos, incluyendo la gestión de registros, que satisface las necesidades y resuelve los desafíos de empresas de diversos sectores. La solución ayuda a su empresa a reducir costos en espacio físico, logística de documentos y centraliza toda la información en un único lugar, haciendo que la gestión de documentos sea más eficiente.
Las soluciones de Access cubren las necesidades de la empresa en todo el ciclo de gestión de documentos y gestión de registros, como:
- Almacenamiento de registros físicos y digitales
- Digitalización e indexación de registros
- Recuperación segura de documentos
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- Destrucción y eliminación segura
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