¿Está su empresa al día con los nuevos requerimientos en materia laboral y de protección de datos en Costa Rica? ¿Y está lista para adaptar sus políticas de seguridad y privacidad a lo establecido en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley 8968) y las directrices de la PRODHAB? Estos y otros desafíos de cumplimiento tienen un punto de partida en común: la necesidad de una estrategia eficiente de gestión de documentos, capaz de soportar el creciente volumen de información generado por el negocio en distintos tipos de archivos.
Pero ¿realmente su estrategia de gestión de documentos es adecuada para atender las demandas actuales y las necesidades futuras? Para muchas organizaciones, contar con una política documental y una persona encargada parece suficiente. Sin embargo, al analizar con más detalle, es común descubrir que no existe un control real sobre el ciclo de vida de los documentos, lo que puede generar riesgos legales y operativos.
Sin una estrategia que permita evitar retrasos en la entrega de información a entidades regulatorias, mantener actualizados los expedientes del personal y prevenir el uso inadecuado de datos personales, el cumplimiento se vuelve imposible. Además, está la gestión de archivos físicos, cuyo almacenamiento y destrucción deben realizarse de forma segura según la normativa aplicable.
Entonces, ¿está su empresa preparada para estos desafíos? Considere los siguientes puntos:
¿Quién es responsable de mantener y evaluar la estrategia de gestión documental?
Debido a la creciente importancia de la gobernanza de la información, la persona encargada debe tener autonomía para crear, evaluar y actualizar políticas, además de contar con apoyo para implementarlas. También debe tener habilidades tecnológicas que le permitan definir las herramientas necesarias para cumplir los requerimientos de la organización.
¿Sus colaboradores comprenden y aplican la estrategia de gestión documental?
El primer paso es contar con políticas claras; sin embargo, si no son comprendidas o no resultan prácticas, su aplicación será limitada. Una buena estrategia contempla la automatización de tareas, como la indexación y recuperación de documentos, así como el cumplimiento de plazos de retención y reglas de eliminación.
¿Su estrategia permite responder eficazmente a auditorías y requerimientos legales?
Las auditorías y litigios pueden convertirse en un reto si no es posible rastrear la trazabilidad de cada documento. Por ello, el sistema de gestión debe facilitar la aplicación consistente de políticas de acceso y cumplimiento.
Aunque parezca complejo, con un aliado como Access es posible implementar una estrategia de gestión documental robusta, capaz de evolucionar según las nuevas exigencias del entorno regulatorio costarricense.