Contratar una empresa de almacenamiento de documentos puede ser vital para mantener la información organizada y en conformidad con los requisitos legales, además de contribuir a optimizar los procesos operativos de la organización.
Aunque pueda parecer conveniente mantener los documentos en la oficina, a medida que la empresa crece, aumentan las posibilidades de problemas, como la pérdida de documentos o la creación de áreas aisladas de información. Además, al contrario de lo que muchas personas piensan, almacenar documentos externamente es una solución más práctica, ya que garantiza mayor seguridad y organización de la información, así como un acceso rápido a los documentos, independientemente de dónde se encuentre el empleado.
Por qué el almacenamiento de documentos es importante
Gestionar la información de forma manual y eficiente puede ser un desafío, y cuando un empleado necesita un registro o documento específico, encontrarlo rápidamente depende exactamente de cómo fue almacenado. Existen formas mucho más eficaces de hacer que ese almacenamiento sea más eficiente, como contratar una empresa especializada.
Por lo tanto, la contratación de un servicio de almacenamiento de documentos es estratégica para los negocios. A medida que la empresa crece, la cantidad de documentos creados diariamente aumenta rápidamente, y estos documentos son importantes por diversos motivos, como auditorías financieras o incluso para favorecer una toma de decisiones más inteligente.
Beneficios de contratar una empresa de almacenamiento de documentos
La gestión de documentos desempeña un papel importante para hacer que una operación empresarial sea eficiente. Y, como se mencionó anteriormente, el almacenamiento de documentos, cuando se realiza de forma ineficaz, puede perjudicar los procesos, aumentar los costos y afectar la productividad.
Al contratar un proveedor externo para el almacenamiento de documentos, la organización tiene acceso a profesionales especializados, soluciones tecnológicas innovadoras y la certeza de que se aplicarán las mejores prácticas para optimizar la gestión de documentos. Y los beneficios son varios:
Gestión y acceso mejorados
Como los documentos son manipulados por profesionales especializados que utilizan las mejores prácticas para el almacenamiento, la información se gestiona con mayor eficiencia.
Estos profesionales ayudan a la empresa a inventariar sus documentos mediante el uso de soluciones modernas, facilitando la identificación de dónde se almacenan las cajas, qué documentos están guardados y el tiempo que deben conservarse.
Además, los documentos pueden gestionarse las 24 horas del día, los siete días de la semana, a través de un portal accesible desde distintos dispositivos. Por ejemplo, la solución de almacenamiento de documentos de Access permite que los usuarios accedan y gestionen sus archivos mediante FileBRIDGE.
Ahorro de costos
El almacenamiento externo de documentos es una opción muy económica para empresas de todos los tamaños. La organización puede utilizar de forma más eficiente el espacio que antes se destinaba a guardar documentos o incluso dejar de pagar por ese espacio.
Contratar una solución de almacenamiento de documentos también libera a los empleados para que se dediquen a tareas más estratégicas y aumenta la eficiencia de los procesos operativos al permitir una recuperación más rápida de los documentos.
Cumplimiento mejorado
Un servicio externo de almacenamiento de documentos debe cumplir eficazmente con las distintas normas y estándares regulatorios y garantizar que los documentos se almacenen de forma segura y se eliminen en el momento adecuado.
Estas soluciones ayudan a la empresa a saber qué documentos existen, dónde se encuentran y cuándo deben ser destruidos. Esto es fundamental para cumplir con los requisitos de la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley N.º 8968) y garantizar la privacidad de la información. Pero no solo eso, también es esencial para cumplir con las normas específicas del sector en el que opera la organización.
Seguridad de los datos
Incluso con todas las precauciones de la empresa, mantener documentos en la oficina implica riesgos, como robos, pérdidas o daños causados por desastres naturales. Al elegir una instalación profesional para el almacenamiento, la organización garantiza la protección de los documentos con medidas avanzadas de seguridad, incluyendo vigilancia, control de acceso, sistemas contra incendios y condiciones controladas de temperatura y humedad, cuando sea necesario.
Por su parte, los documentos digitalizados se almacenan en servidores redundantes, con recursos de copia de seguridad y control de acceso basado en funciones, lo que mantiene la información protegida contra ataques cibernéticos y accesos no autorizados.
¿Cómo funciona el almacenamiento externo de documentos?
El proceso de trasladar los documentos a un servicio de almacenamiento externo consiste en la transferencia segura de los documentos físicos a una instalación de almacenamiento dedicada.
En Access, este proceso se compone de dos modelos: Custodia sin manejo de contenido y Custodia con manejo de contenido.
En la custodia sin manejo de contenido, el cliente es responsable de registrar el contenido de las cajas. El proceso funciona de la siguiente manera: Access proporciona las cajas, etiquetas de identificación y precintos de seguridad. El cliente registra la información directamente en FileBRIDGE., sella las cajas y las envía para su almacenamiento en una de las unidades de Access.
Siempre que necesite un documento, puede solicitar la caja correspondiente a través de FileBRIDGE., creando una orden de servicio (OS). Al optar por este modelo, el cliente tiene control total sobre el almacenamiento y puede acceder a los informes cuando lo necesite.
En la custodia con manejo de contenido, Access es la responsable de organizar y controlar el contenido. En este modelo, cada documento recibe una etiqueta con código de barras y se escanea para registrar su ubicación exacta en el sistema FileBRIDGE, lo que permite su fácil recuperación.
Cada vez que se necesita un documento, el cliente lo solicita a través de FileBRIDGE., utilizando una OS. En este modelo, también es posible elegir si los documentos serán completamente digitalizados o solo algunos, de acuerdo con reglas previamente establecidas.
Todas las etapas pueden seguirse desde FileBRIDGE: desde la recepción, digitalización y almacenamiento. Y cuando se solicita un documento, solo se envía ese archivo, sin necesidad de mover toda la caja. Cualquier documento enviado se vuelve a almacenar junto con el original, garantizando una organización continua.
Access cuenta con unidades de almacenamiento de documentos y BPO ubicadas en el país. Cada unidad fue diseñada para cumplir con los más estrictos requisitos de seguridad, mantener los documentos físicos protegidos y garantizar la preservación de su integridad. Hable con nuestros consultores y conozca nuestras soluciones de almacenamiento de documentos.