La aprobación de la propuesta realizada en 1790 por el virrey Juan Vicente Güemes Pacheco y Padilla para instaurar un archivo general encargado de concentrar toda la documentación generada por las diferentes oficinas del gobierno virreinal fue la antesala de las primeras normativas archivísticas. Estas normas fueron el resultado de la Ordenanza Real del 14 de julio de 1792, en la cual se estipuló la importancia, funcionamiento y características con las que debía cumplir dicho archivo, así pues, serviría “para crear, ordenar, clasificar y resguardar la documentación” y debería ser “ordenado, asistido y manejado por personas inteligentes”.
Imagen 1. Ordenanzas para el Archivo General con arreglo a la Real Orden del 28 de abril de 1792
Sin embargo, los conflictos armados en los que se encontraba el Imperio español y el proceso de la lucha independentista en territorio novohispano postergaron hasta 1823 la instauración del Archivo General y Público de la Nación. Cuando inició actividades, el Archivo se encontró con la difícil situación de reorganizar un cúmulo de documentación depositada en lugares inadecuados que provocaron deterioros como rupturas y humedecimientos. Así comenzó una ardua tarea que además careció de personal especializado, pues la consigna fue llevada a cabo por escribientes y militares suspendidos.
Imágenes 2 y 3. Decreto de la fundación del Archivo General y Público de la Nación en el Libro de Resoluciones del Supremo Gobierno, 1823
En los años subsecuentes, los archivos comenzaron a ser reconocidos no solamente por su función administrativa, sino como fuentes primarias de la historia de México. Por este motivo, se establecieron fundamentos legales a través del reglamento expedido en 1846, en el cual se estipulaba el control de la documentación, tanto administrativa como histórica, enviada al Archivo General y Público de la Nación y a los archivos estatales y municipales, además, de que se debía trabajar en su clasificación, ordenación y catalogación para su consulta. Esta disposición permaneció hasta finalizar el siglo XIX.
Imagen 4. Reglamento del Archivo General y Público de la Nación, 1846
Imagen 5. Litografía de una sala del Archivo General y Público de la Nación en Palacio Nacional, siglo XIX
Durante el siglo XX, la inestabilidad política y social, resultado del periodo de la Revolución mexicana, ocasionó en diferentes momentos el cierre del Archivo, su repartición en diversas sedes y el cambio en su nombre a Archivo General la Nación (AGN). Asimismo, en 1920 se hicieron reformas al reglamento con las que se deslindó a la institución de la documentación administrativa y se le dio el carácter de archivo histórico; más de veinte años después, en 1946, se estipuló la normatividad para el acceso al acervo documental.
Imágenes 6 y 7. Reglamento del Archivo General de la Nación publicado en el Diario Oficial de la Federación el 13 de abril de 1946
Para la segunda mitad del siglo XX, el gobierno mexicano sufrió las repercusiones de desvincular el control de los archivos administrativos del AGN. El surgimiento de nuevas tecnologías que permitieron una rápida generación de documentos, el aumento del sistema burocrático y la falta de planeación y organización por parte de las dependencias y entidades fueron la antesala de una caótica situación derivada por la falta de personal capacitado en materia archivística: la mayoría de la documentación estaba en bodegas conocidas como “archivo muerto”. Estas circunstancias evidenciaron que mientras se gestaba una consolidación de la archivística nacional con la implementación de normas y reglamentos, la ausencia de profesionales en esta ciencia era un área de oportunidad debido a la poca oferta académica que el sector educativo ofrecía en México.
Ante esta situación, el AGN fue la institución responsable de crear estrategias de capacitación para el personal que ya estaba a cargo de los archivos. En primer término, organizó eventos de corte académico como congresos y foros de exposición, posteriormente, con la conformación del Comité Técnico Consultivo de Archivos Administrativos, elaboró instrumentos para la unificación de técnicas, sistemas y procedimientos para los encargados de las unidades de correspondencia y de los archivos administrativos e históricos de la administración estatal y municipal, los cuales fueron difundidos a través de una serie de folletos técnicos publicados por el mismo AGN.
Imagen 8. Catálogos de vigencia: vida útil, administrativa e histórica de los documentos de la administración pública estatal, 1979
Imagen 9. Identificación, clasificación y catalogación de archivos, 1979
Con las nuevas necesidades planteadas, primero por la Ley Federal de Archivos y luego por la Ley General de Archivos, se establecieron lineamientos para la conservación y organización de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Para ello, fue necesario fortalecer estas acciones a través de la creación de unidades de trabajo dentro del AGN, como la Dirección de Desarrollo Archivístico Nacional, área que se ha encargado de impulsar la capacitación archivística a nivel federal y de proyectar planes de trabajo para la modernización de la gestión documental. Como resultado de este plan de trabajo está la implementación de la Plataforma Educativa del Archivo General de la Nación, en la cual se ofrecen cursos gratuitos sobre gestión documental y administración de archivos para toda aquella persona que busque aprender y seguir capacitándose en esta materia.
Imagen 10. Banner de difusión de la plataforma educativa del Archivo General de la Nación
Fuentes consultadas:
Referencias de imágenes:
Imagen 1. Ordenanzas para el Archivo General con arreglo a la Real Orden del 28 de abril de 1792, en AGN, Instituciones Coloniales, Historia, vol. 267 Bis.
Imágenes 2 y 3. Decreto de la Fundación del Archivo General y Público de la Nación en el Libro de Resoluciones del Supremo Gobierno. 1823, en AGN, México Contemporáneo, Archivos Presidenciales, Colección José Lopez Portillo, caja 4.
Imagen 4. Reglamento del Archivo General y Público de la Nación, 1846, en AGN, Biblioteca-Hemeroteca Ignacio Cubas, Fondo Biblioteca de Gobernación.
Imagen 5. Litografía de sala del Archivo General y Público de la Nación en Palacio Nacional, siglo XIX, en AGN, Biblioteca-Hemeroteca Ignacio Cubas, Fondo Reservado, Manuel Rivera Cambas, México pintoresco artístico y monumental, México, Imprenta de la Reforma, 1883, tomo I.
Imágenes 6 y 7. Reglamento del Archivo General de la Nación, 13 de abril de 1946, en AGN, Diario Oficial de la Federación, tomo CLV, núm. 38, México.
Imagen 8. Catálogos de vigencia: vida útil administrativa e histórica de los documentos de la administración pública estatal, 1979, en AGN, Biblioteca-Hemeroteca Ignacio Cubas, Colección de folletos técnicos, Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo.
Imagen 9. Identificación, clasificación y catalogación de archivos, 1979, en AGN, Biblioteca-Hemeroteca Ignacio Cubas, Colección de folletos técnicos, Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo.
Imagen 10. Banner de difusión de la plataforma educativa del Archivo General de la Nación, AGN, Registro Gráfico de la Subdirección de Difusión.