Contar con una estrategia de gestión de documentos eficiente es esencial para facilitar el acceso a la información y evitar errores. Con la gran cantidad de documentos digitales y físicos almacenados en varios lugares, mantener todo organizado es un desafío para casi todas las empresas. Y, a medida que la cantidad de información y datos crece a un ritmo muy rápido, llevar a cabo un enfoque incorrecto en la gestión de documentos puede generar un gran desperdicio de recursos financieros y de personal.
Un sistema de gestión de documentos (DMS) puede ser fundamental para mejorar la colaboración entre los empleados y hacer que la propia gestión documental sea más eficiente, pero es importante entender que implementar un DMS sin revisar los procesos relacionados con la custodia y el intercambio de documentos no significa “poner la casa en orden”.
Por eso, para evitar errores comunes en la gestión de documentos, algunos consejos son muy valiosos.
Centralizar la gestión de documentos
La creación de un sistema que centralice la gestión de documentos es esencial para mantenerlos organizados y permitir que sean fácilmente rastreados. Automatizar la gestión de estos documentos es la manera más eficaz de hacerlo. Al centralizar la gestión, el acceso y el intercambio de estos documentos también se ven facilitados, evitando que sean procesados varias veces.
Crear un cronograma de retención
Cada documento tiene un plazo para ser almacenado y destruido, y muchas empresas no saben cuáles deben conservarse por más tiempo y cuáles ya pueden ser eliminados. Esto, evidentemente, aumenta la cantidad de documentos y perjudica el flujo de trabajo. La creación de un cronograma de retención permite que todos los plazos se cumplan estrictamente y garantiza que la empresa siga correctamente las normas y regulaciones de conformidad.
Digitalización
Los sistemas automatizados para digitalizar documentos contribuyen a garantizar que sean almacenados de forma segura, reduciendo el riesgo de extravío. De esta forma, todos los documentos, incluso los que están en papel, pueden ser accesados en línea de manera fácil y segura.
Almacenamiento de archivos
Contratar un proveedor de almacenamiento externo para documentos físicos puede ser más costoso, pero es mucho más seguro, ya que cuentan con la infraestructura necesaria para garantizar el almacenamiento de documentos por largos periodos. Normalmente, estos proveedores disponen de sistemas de monitoreo y control de acceso, dispositivos de detección de incendios y tecnologías que permiten un rápido rastreo de esos documentos.
Backup
Es esencial que la estrategia de gestión de documentos contemple un plan de backup para situaciones de emergencia. Por ello, es crucial para los negocios mantener un sistema de backup seguro. Las nuevas tecnologías permiten el rastreo de documentos y mantienen sistemas de backups eficientes para responder rápidamente a situaciones inesperadas.
Descarte de documentos
Los documentos vencidos deben ser eliminados, pero no basta con simplemente desecharlos. Deben ser destruidos de manera correcta y segura, y la empresa encargada de esta tarea debe proporcionar un Certificado de Destrucción al final del proceso, como evidencia de que los documentos fueron realmente destruidos.
Ayuda especializada
Todos estos procesos pueden ser realizados por la propia empresa, pero quizá la mejor opción sea buscar la ayuda de una empresa especializada en gestión de documentos y utilizar un sistema automatizado para analizar cada documento, sus plazos y generar alertas sobre el momento en que deben ser destruidos.
Además de estos consejos, es muy importante que todos los documentos sean digitalizados y almacenados en un sistema de gestión documental que centralice la información y permita un acceso fácil y rápido a los documentos de la empresa.
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