La Transformación Digital es un término que fue creado hace décadas; sin embargo, aún existen muchas dudas sobre lo que realmente significa. En la práctica, una estrategia de transformación digital consiste en convertir documentos e información que están en formato analógico (papel) a formato digital.
Comprender mejor el proceso puede ayudarte a superar los obstáculos para impulsar tu estrategia de transformación digital, no solo para simplificar y reducir el esfuerzo de la gestión de registros e información, sino también para liberar todo tipo de valor que quizá no habías percibido antes.
Estrategias de transformación digital
Como cualquier otra tecnología, existen aspectos positivos y negativos en una estrategia de transformación digital. Las personas, y principalmente las organizaciones, buscan facilidades. Por extraño que parezca, los sistemas digitales han agravado el problema de la gestión de documentos. Existe una tendencia a simplemente depositar información en un sistema digital, como si se tratara de un archivo sin fondo. Sin embargo, incluso los mayores sistemas de archivo digital pasan por un proceso de ruptura en el que los datos deben migrarse a un sistema más grande.
El volumen de esta información, a nivel global, ha superado cualquier capacidad humana para gestionar estos registros de la misma forma que el papel. Estudios muestran que, aun cuando estos archivos permanecen puramente digitales, entre el 70 % y el 80 % de la información es, en realidad, redundante, obsoleta o trivial.
¿Digitalización o digitización: cuál es la diferencia?
Gartner define la digitalización como “el proceso de cambio del formato analógico al digital, también conocido como habilitación digital”. Por su parte, la digitalización es definida por Gartner como “el uso de tecnologías digitales para cambiar un modelo de negocio y ofrecer nuevas oportunidades de generación de ingresos y valor; es el proceso de cambio hacia un negocio digital”.
En otras palabras, la digitalización significa pasar de lo analógico a lo digital, mientras que la digitalización significa repensar completamente el proceso.
Algunos ejemplos:
La digitalización consiste en pasar del dinero en efectivo a la tarjeta de débito, mientras que la digitalización consiste en pasar de un taxi a aplicaciones de transporte compartido. Ambos se están transformando de la actividad analógica a la digital, pero la aplicación de transporte compartido está reestructurando completamente el proceso desde el inicio. Eso es lo que falta en una estrategia de transformación digital.
Cómo implementar una estrategia de transformación digital
Cuando se trata de optimizar y modernizar un proceso que antes era analógico, existen muchas preguntas que deben responderse y que te ayudarán a seguir el camino correcto y alcanzar el éxito de la estrategia de transformación digital. Por ello, hemos organizado varias de ellas en tres secciones a continuación para ayudarte a orientar el proceso de iniciar, analizar y monitorear tu nueva estrategia.
Si no estás seguro de la respuesta a cualquiera de las siguientes preguntas, quizá alguien dentro de tu organización pueda ayudarte. Encuentra a las personas adecuadas a quienes consultar, así como resolver cualquier otro aspecto que te impida avanzar antes de continuar.
Paso I: inicio
- ¿Cuál es el estado final deseado del proceso de transformación digital?
- ¿Quién debe liderar el proyecto?
- ¿Qué partes interesadas deben estar involucradas en este proyecto?
- ¿Quién puede ayudar cuando las cosas no salen como se planearon?
- ¿Hemos identificado la escala de esfuerzo y el número de colaboradores necesarios para este proyecto?
Paso II: análisis
- ¿Existen requisitos legales que nos obliguen a mantener este proceso (o parte de él) en formato analógico?
- ¿Pueden eliminarse por completo partes del proceso actual para dar paso a otras más eficientes?
- ¿Puede este proceso delegarse a otro departamento?
- ¿Podemos tercerizar completamente una función o proceso?
- ¿Existen los socios adecuados para ayudarnos con la digitalización?
- Si digitalizamos internamente, ¿qué sistemas necesitamos utilizar o adquirir?
Paso III: mantenimiento y monitoreo
- ¿Contamos con capacitación para enseñar a la organización sobre el nuevo proceso?
- ¿El nuevo proceso está logrando lo que pretendíamos?
- ¿El equipo ha planteado nuevas inquietudes sobre el proceso?
- ¿Existen ajustes que deban realizarse para optimizar el proceso?
La mayoría de las organizaciones hoy en día aún gestionan sus procesos en un entorno mixto de papel e información digital que crecen en volumen y valor cada día. Es momento de comenzar a acelerar tus planes de digitalización para obtener el máximo valor. Access cree en la transformación digital y cuenta con servicios especializados que pueden ayudar a tu empresa a optimizar y digitalizar procesos importantes. Contáctanos y conoce más sobre nuestros servicios.