En un momento en que el trabajo remoto se ha convertido en una opción importante, las empresas enfrentan el desafío de proporcionar acceso a la información necesaria para que sus empleados puedan trabajar a distancia. Por ello, externalizar la gestión de archivos, total o parcialmente, es una solución cada vez más buscada para resolver esta necesidad.
Y esto no es algo nuevo; la diferencia es que, actualmente, la empresa contratada también gestiona registros activos, no solo los inactivos, facilitando su monitoreo y control, además de cumplir con los requisitos de conformidad y legislación, y permitir su acceso de manera remota.
Monitoreo de todo el ciclo de vida de los registros
Con gran parte de las empresas ya viviendo un “nuevo normal”, con un mayor número de empleados trabajando de forma remota, la digitalización de los registros en papel se vuelve obligatoria. Esto significa que deben ofrecer acceso a la información necesaria para que el equipo continúe trabajando normalmente, lo cual se vuelve casi imposible si estos datos no están digitalizados.
Realizar el BPO de gestión de archivos es una oportunidad para que todo el ciclo de vida de los registros sea monitoreado por un equipo especializado y dedicado a la tarea en instalaciones diseñadas específicamente para gestionar y proteger esta información.
De esta manera, es mucho más fácil buscar, gestionar y usar estos datos para automatizar otros procesos, como cuentas por pagar, entre otros.
Mayor capacidad de digitalización
Por supuesto, esto es posible hacerlo internamente, pero configurar un sistema correctamente para manejar la tarea de gestionar y digitalizar documentos puede ser complejo, por lo que contratar un socio para gestionar todo el proceso es la mejor solución para manejar la entrada y distribución de información. Cuanto mayor sea el volumen que la empresa de BPO pueda manejar, mejor será su escalabilidad, permitiendo que la empresa crezca sin preocuparse por la gestión de documentos.
Mayor control de los documentos
La Ley de Protección de Datos exige que tanto los documentos físicos como digitales sean tratados de la misma manera. Para ello, es necesario contar con procesos robustos que garanticen el cumplimiento desde la entrada, pasando por el archivo, hasta la destrucción de los documentos. Las empresas de BPO de gestión documental cuentan con un identificador único, utilizando etiquetas para identificar cada documento, facilitando su rastreo y control de plazos para la destrucción.
Mayor seguridad
El almacenamiento debe garantizar la seguridad de los datos digitales y físicos, al mismo tiempo que facilita el acceso a los empleados. Un proveedor puede personalizar las configuraciones de seguridad de manera que solo los empleados autorizados tengan acceso a esta información, reduciendo los costos relacionados con la seguridad de los datos.
Profesionales especializados
En lugar de gestionar los documentos internamente, contar con un profesional especializado en datos aporta un mayor valor al negocio, incluso cuando los registros físicos permanecen en el lugar. La empresa contratada asigna un empleado capacitado y dedicado para gestionar los archivos físicos y realizar la digitalización a medida que se reciben los documentos. Este modelo requiere supervisión mínima, mientras que los recursos especializados gestionan los documentos.
Además, el BPO puede ir más allá y revisar procesos, así como hacer recomendaciones sobre las mejores prácticas para gestionar registros en toda la empresa.
Reducción de costos
Quizá este sea el mayor beneficio de externalizar la gestión documental. La empresa no necesita preocuparse por la infraestructura necesaria para almacenar sus documentos, digitalizar toda la documentación, cuidar la seguridad de la información, contratar personal especializado o capacitar a los empleados, garantizando que el enfoque se dirija al negocio.
Con el socio adecuado, la gestión documental puede cubrir las necesidades de la empresa tanto si todos los empleados están en la oficina como si trabajan de forma remota. Pero es importante elegir un proveedor que ofrezca una buena variedad de productos y servicios, un equipo capacitado y experimentado, líderes de equipo certificados y que contribuya a reducir los costos de realizar los mismos servicios con un equipo interno.
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