Una gestión de documentos eficaz debe garantizar que la información de la empresa pueda recuperarse fácilmente; al fin y al cabo, no hay nada más frustrante que buscar un documento y no encontrarlo, especialmente cuando esa información es vital para cerrar un contrato o evitar alguna sanción legal.
Básicamente, la gestión de documentos consiste en categorizar, organizar, compartir y almacenar información, sin importar si esos documentos son físicos o digitales. Aunque aparentemente sea mucho más fácil organizar archivos electrónicos, la realidad es otra. Debido al exceso de documentos, esta gestión puede ser tan desafiante como la de documentos en papel.
Esa complejidad hace imprescindible el uso de un sistema de gestión de documentos (DMS) para hacer la gestión más eficiente y mantener la productividad de los empleados, al mismo tiempo que facilita el intercambio de información correcta y la colaboración entre empleados y equipos.
La importancia de la gestión de documentos para el trabajo remoto
El crecimiento del modelo de trabajo híbrido trajo nuevas demandas para la gestión de documentos, que debe permitir el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
La eficiencia en el trabajo remoto depende totalmente del acceso fácil y rápido a los documentos de la empresa. Esto significa adoptar un enfoque que lleve las plataformas de gestión a la nube, permitiendo que los documentos sean creados, modificados, compartidos y almacenados en una misma plataforma centralizada, que también se integre con los sistemas de gestión de proyectos, ventas, marketing y atención al cliente.
Mejores prácticas en la gestión de documentos
Independientemente del modelo de trabajo utilizado por la empresa, los sistemas modernos de gestión de documentos ofrecen recursos avanzados que permiten optimizar el flujo de trabajo y facilitan la organización y la búsqueda de información.
Es decir, hacen que los datos sean fáciles de mantener, actualizar, localizar y compartir. Pero esto requiere que se creen reglas claras y transparentes para guiar el manejo y mantenimiento de estos documentos.
Elija un buen sistema de gestión de documentos
Con estas reglas creadas y compartidas entre todos los empleados, el siguiente paso es elegir un DMS que satisfaga las necesidades de la empresa y reduzca los riesgos de cumplimiento y privacidad.
Crear la estructura adecuada de archivos y carpetas
El DMS no organizará los documentos por sí solo; corresponde a los usuarios crear una estructura de archivos y carpetas, de acuerdo con las reglas previamente divulgadas, para organizar y estandarizar jerárquicamente la información de la empresa, incluso por temas y departamentos.
Evite duplicaciones
El DMS proporciona una única fuente de información que siempre mantiene la versión más actualizada de un documento, para evitar que la información esté desactualizada o duplicada, garantizando que todos trabajen siempre con la última versión. Además, la herramienta debe ser capaz de identificar archivos, carpetas y contenidos similares para hacer la gestión más eficiente.
Etiquetado
Así como los archivos y carpetas deben seguir una estandarización de información, el etiquetado también debe ser uniforme, con una nomenclatura compatible con la ya implementada en archivos y carpetas.
Control de acceso
Un buen sistema de gestión de documentos permite que el control de acceso sea más eficiente, garantizando que solo empleados autorizados puedan acceder a los documentos, además de monitorear qué hizo el usuario con el documento y cuándo lo accedió.
Aumente la seguridad
Con las nuevas normativas de protección y privacidad de datos, las empresas deben estar preparadas para proteger la información de empleados y clientes, así como la propiedad intelectual e información comercial confidencial.
Invierta en automatización
Los errores humanos son uno de los mayores desafíos para cualquier sistema de gestión de documentos. Por lo tanto, automatizar procesos repetitivos y rutinarios aumenta la eficiencia y la productividad de los empleados.
Invertir en una solución de gestión de documentos es fundamental para hacer que el acceso a la información sea más fácil y seguro, ya sea local o remoto. Y podemos ayudar a su empresa en este camino. Hable con uno de nuestros especialistas y conozca nuestras soluciones.