Con el crecimiento del número de documentos y registros generados diariamente por las empresas, sin un sistema adecuado de gestión de registros, el flujo de información se ve afectado. Además, la falta de procedimientos sólidos en la gestión de registros puede poner en riesgo información personal y crítica, que puede ser robada, perdida o destruida, aumentando las pérdidas a largo plazo.
Políticas ineficaces, el uso de tecnologías desactualizadas y la capacitación insuficiente de los empleados son las principales causas de una mala gestión de registros y conducen a la pérdida de plazos, fallas en auditorías y aumento de los costos.
Pero ¿cómo saber si una empresa está siendo afectada por políticas ineficaces de gestión de documentos? Algunas señales lo dejan claro.
Cuáles son los factores que demuestran una mala gestión de registros
La gestión ineficiente de registros no es algo que ocurre “de repente”. Normalmente, los problemas comienzan debido a procesos y sistemas obsoletos y al rápido crecimiento de los datos generados por la empresa. Comprender estos factores puede ayudar a identificar brechas y permitir que se tomen acciones para reducir riesgos.
Estas fallas relacionadas con la forma en que los registros son creados, almacenados y accesados generan datos inconsistentes y archivos dispersos en diferentes sistemas. Y como muchas empresas aún dependen de sistemas heredados y procesos manuales, la recuperación de los registros se ve totalmente afectada.
Fallos en la capacitación de los empleados sobre las mejores prácticas para la gestión de registros o sobre cómo utilizar las herramientas disponibles también conducen a errores, registros incompletos y datos perdidos. Y esto tiene un impacto aún mayor ante el crecimiento incontrolable de la información y la integración limitada de los sistemas.
Resumiendo: políticas ineficaces en la gestión de registros llevan a una caída en la eficiencia y la productividad operativa, causando un impacto directo en la rentabilidad del negocio.
Impactos de políticas ineficaces en la gestión de registros
No importa si son registros legales, médicos, financieros o cualquier otro tipo, la organización necesita políticas sólidas para gestionar sus registros y evitar las consecuencias futuras que una gestión inadecuada generará.
Recuperación de registros
Más de la mitad de los profesionales pierde parte de su jornada laboral buscando documentos y registros, muchas veces sin encontrarlos. Según IDC, pasan alrededor de 2,5 horas por día buscando documentos necesarios para el trabajo. Es decir, pueden perder más de un día laboral por semana buscando información importante.
Registros almacenados de forma desordenada o incorrecta hacen que la recuperación de información sea mucho más difícil, llevando, en algunos casos, a la pérdida de información vital para el negocio.
Con una solución robusta de gestión de registros este proceso es más eficiente, ya que organiza la información, ofrece recursos de respaldo seguro y gestiona completamente el ciclo de vida de estos registros, desde su creación hasta su destrucción.
Pérdida de registros
Como se mencionó anteriormente, los registros pueden extraviarse o destruirse si las políticas de gestión de registros son ineficaces.
Informes muestran que más de 7% de todos los documentos en una empresa se pierden debido a procesos manuales mal ejecutados. Como no existen garantías de que los empleados sigan correctamente las políticas para la manipulación de la información, el control de quién visualizó un registro se vuelve casi imposible, aumentando el riesgo de pérdida de documentos e información.
La solución de gestión de registros automatiza este control, ayudando a las empresas a monitorear quién accede a la información y qué hace con ella. Además, en caso de que un registro sea eliminado por error, como los proveedores ofrecen servicios de respaldo, esta información puede recuperarse rápidamente.
Problemas de conformidad
La implementación de políticas de gestión de registros ayuda a las empresas en Costa Rica a cumplir con las normas y regulaciones en materia de protección de datos, como la Ley 8968, Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y las directrices de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB). Políticas mal implementadas pueden contribuir al extravío o tratamiento inadecuado de la información, dificultando el progreso de los procesos internos e impactando negativamente en auditorías. Esto puede derivar en consecuencias legales y posibles sanciones administrativas por parte de la PRODHAB.
Al trabajar con un proveedor de soluciones de gestión de registros, como Access, la información se vuelve fácilmente accesible y se mantiene segura, ya que el acceso es permitido solo a usuarios autorizados.
Ineficiencia operativa
Los sistemas manuales de gestión de registros y documentos no cumplen con las necesidades de los negocios modernos. Además de la pérdida de tiempo para recuperar información, los costos de almacenamiento físico de documentos pueden convertirse en un problema en el futuro.
Las soluciones modernas de gestión de registros están basadas en la nube, lo que las hace más accesibles para empresas de todos los tamaños y garantiza un acceso rápido, seguro y desde cualquier dispositivo conectado a internet.
Seguridad
Almacenar documentos físicos en el sitio deja esta información vulnerable a incendios, humedad y otros desastres naturales, además de facilitar el robo o extravío. En el caso de registros digitales, esta información puede ser accedida indebidamente o robada si la empresa no invierte lo suficiente en sistemas de seguridad cibernética robustos.
Asimismo, mantener los registros accesibles para cualquier persona puede resultar en incumplimiento de normas de seguridad y privacidad, perjudicar auditorías y generar daños financieros y a la reputación de la organización.
Contar con el apoyo de un proveedor especializado en la gestión de registros y con una solución eficiente para la gestión de la información es fundamental para reducir estos riesgos.
Toma de decisiones
Registros íntegros, accesibles y seguros son vitales para la toma de decisiones. Políticas ineficaces pueden hacer que la recuperación de datos de calidad sea más difícil, resultando en decisiones basadas en información incompleta o errónea.
Una solución de gestión de registros garantiza información confiable y segura, eliminando silos y mejorando la transparencia, factores fundamentales para hacer que el proceso de toma de decisiones sea más eficiente.
Supere el impacto negativo de políticas de gestión de registros ineficaces
Políticas ineficaces de gestión de registros presentan riesgos significativos para los negocios. Desde malas decisiones hasta dificultades para recuperar registros, los fallos en los procesos pueden convertirse en una barrera para el crecimiento sostenible de la organización.
Con un sistema de gestión de registros moderno, la empresa tiene acceso a recursos para centralizar los registros, automatizar los flujos de trabajo, mejorar la seguridad de los datos y garantizar la conformidad. Esta inversión también ayuda a la organización a reducir costos y proporcionar al equipo los recursos necesarios para una estrategia empresarial exitosa.
Si está listo para transformar su gestión de registros, entre en contacto y descubra cómo las soluciones de Access ayudan a optimizar sus flujos de trabajo y gestionar sus registros con la máxima eficiencia.