Mantener a un equipo conectado, ya sea en la oficina o trabajando de forma remota, y garantizar un acceso fácil, rápido y seguro a la información necesaria para que el flujo de trabajo no se vea afectado, es fundamental para mantener la productividad, además de ser el foco de una gestión documental eficiente.
Con una producción cada vez mayor de documentos, físicos o digitales, el uso de una solución de gestión documental dejó de ser una opción y se convirtió en una necesidad para mantener la eficiencia de la fuerza laboral. Según la Association for Intelligent Information Management (AIIM), el volumen de información debería multiplicarse por 4,5 en los próximos dos años.
De esta forma, si los documentos continúan dispersos entre diferentes oficinas y equipos, la tendencia es que parte de esa información se pierda, quede desactualizada o, en el peor de los casos, caiga en manos equivocadas.
Por qué implementar una solución de gestión documental
Una solución de gestión documental debe facilitar y automatizar el flujo de trabajo, permitiendo una mayor transparencia en los procesos y ayudando a que el empleado encuentre rápidamente la información que necesita, en el momento en que la necesita. La solución también debe reunir todos los documentos en un único lugar, lo que garantiza que todos en la empresa accedan siempre al mismo conjunto de información.
De esta forma, según el método utilizado para la digitalización de documentos, es posible realizar búsquedas directamente en el contenido de cada archivo o mediante palabras clave, lo que permite al empleado encontrar la información rápidamente. Nuevas tecnologías como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático también contribuyen a mejorar la capacidad de extraer información de los documentos.
La solución también permite compartir contenido con mayor seguridad, incluso con personas externas a la empresa, garantizando almacenamiento en un lugar seguro y monitoreando quién accedió, qué accedió, qué hizo con el documento y cuándo lo hizo. Así, la empresa también fomenta la colaboración entre empleados y clientes en tiempo real, reduciendo el uso de papel, correos electrónicos y múltiples versiones de cada documento, asegurando que todos accedan siempre a la versión más actualizada almacenada.
Además, con el crecimiento del trabajo remoto, la empresa necesita garantizar un acceso fácil y seguro a la información crítica para el trabajo de sus equipos y evitar interrupciones innecesarias en el flujo de trabajo. A través de una solución de gestión documental, es posible conceder o denegar el acceso a determinados documentos, además de permitir que sean consultados desde cualquier lugar. Estas facilidades, combinadas con protocolos avanzados de seguridad, ofrecen la forma más segura y eficiente de acceder y compartir documentos, garantizando el cumplimiento y las normas de seguridad y privacidad.
¿Y qué tiene que ver la gestión documental con la productividad?
Según una investigación de la revista Economic Times, los empleados dedican más del 25% de su tiempo de trabajo a buscar información. Con el crecimiento del volumen de documentos físicos y digitales y el uso de procesos manuales e ineficientes, se vuelve aún más crítico buscar formas de reducir el tiempo que los equipos pierden capturando, archivando y compartiendo documentos en toda la organización. De esta manera, la implementación de una solución de gestión documental permite automatizar gran parte de este flujo de trabajo.
Como los documentos se indexan automáticamente, esto mejora rápidamente la eficiencia y la productividad de los empleados, ya que reduce errores administrativos y la pérdida de documentos, evitando la necesidad de rehacer tareas.
El impacto en la productividad es claro: la fuerza laboral puede dedicarse a tareas más estratégicas, agregando más valor al negocio.
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