Estamos en una época en la que la digitalización es la palabra clave. A pesar de ello, muchas empresas aún enfrentan el desafío de gestionar una montaña de papel, cajas y archivadores con años de registros y documentos, casi sin saber qué información se encuentra en cada uno de ellos.
Al considerar la digitalización de todo ese contenido en papel, surge rápidamente una pregunta: ¿Por dónde empezar?
Los procesos basados en papel destruyen la eficiencia, afectan negativamente la productividad y pueden representar un riesgo para la seguridad.
Además, usar y mantener documentos físicos requiere recursos adicionales, tanto para su utilización como para su almacenamiento e incluso para su eliminación.
Sin embargo, es posible cambiar este escenario y planificar un proyecto de digitalización eficiente utilizando algunas prácticas.
Priorización por urgencia y frecuencia de acceso
Comenzar con los documentos que se acceden con mayor frecuencia, creando una jerarquía para las siguientes fases y utilizando esa frecuencia como factor principal, puede ser el primer paso. Los archivos almacenados localmente también son buenos candidatos para iniciar el proceso de digitalización. Al estar en un lugar de fácil acceso, probablemente se utilicen más a menudo, aunque esto, por supuesto, debe confirmarse antes de comenzar. Para los archivos externos, es necesario revisar los registros de acceso para determinar cuáles se consultan con mayor frecuencia.
Como la mayoría de las empresas tienen suficiente papel como para que una estrategia de “digitalizar todo” no sea viable, no priorizar puede generar más dolores de cabeza que beneficios, agotando rápidamente presupuestos y recursos.
Priorizar la digitalización según la frecuencia de acceso permite centrarse en los archivos que se encuentran en fases activas del ciclo de vida de la información, lo que puede generar beneficios inmediatos en productividad, colaboración y costos.
Este es solo un modelo de enfoque. Antes de implementarlo, se debe considerar qué tiene sentido para la empresa, pero es esencial dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables, de forma que se atiendan las prioridades y necesidades del negocio.
Aspectos a entender antes de digitalizar
Un programa de gobernanza de la información eficiente requiere un **ciclo de vida coherente** para todos los datos de la empresa. Por eso, antes de iniciar la digitalización, **revise la política de retención, el cronograma y los responsables** para entender las obligaciones relacionadas con esos documentos. Este es el momento ideal para revisar posibles fallos en los procesos.
Si no existe una comprensión clara sobre la información que posee la empresa —qué debe hacerse con esos documentos o por cuánto tiempo deben conservarse—, la digitalización solo replicará los problemas existentes en el manejo del papel.
Por ejemplo, los archivos que ya no son necesarios o están al final de su ciclo de vida no necesitan ser digitalizados; en esos casos, puede ser más eficiente gestionarlos en formato físico hasta su eliminación.
Documentos en papel y la Ley de Protección de Datos (LGPD)
La digitalización crea una copia digital de un documento físico, pero es importante entender que **la información misma** es la que debe ser monitoreada, controlada y protegida. Por lo tanto, comprender qué contienen los archivos en papel y cuáles son las obligaciones respecto a esos datos **es esencial para cumplir con la LGPD**.
Aunque la Ley General de Protección de Datos se asocia con el entorno digital, también aplica a los documentos físicos. Desde su primer artículo lo deja claro, obligando a las empresas a tomar las mismas precauciones con los datos impresos que con los digitales, bajo riesgo de sanciones en caso de filtraciones o compromisos de seguridad.
Esto también incluye la forma en que esos documentos son eliminados.
Por ello, es fundamental garantizar que la información se trate de manera coherente, cumpliendo los requisitos legales, regulatorios y de negocio, ya sea en papel o en formato digital.
Llevar a cabo un proceso de referencia cruzada asegura que cualquier cambio en las leyes o normativas se aplique rápidamente en ambos casos.
Eliminación de archivos en papel
Un proyecto de digitalización ofrece una oportunidad para **destruir el papel innecesario**. Si no existe motivo u obligación para conservar esos documentos, eliminarlos reduce los costos de almacenamiento y el uso de recursos humanos. Destruya lo que ya no es necesario solo después de confirmar que puede hacerse, de forma que respalde la estrategia de digitalización de la empresa, y **traslade los demás archivos a un almacenamiento seguro**.
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