Las crisis causan un enorme estrés en los procesos de negocio y, en RR. HH., impactan desde la contratación e integración de nuevos empleados hasta la gestión de los beneficios de cada colaborador, la nómina y la capacitación.
Aunque se han logrado avances en los últimos años, el departamento de Recursos Humanos en Costa Rica sigue siendo uno de los que más utiliza papel dentro de las empresas y, en muchos casos, es de los últimos en digitalizar procesos extensos e intensivos en papel. Un estudio realizado por firmas locales en conjunto con consultoras de talento reveló que solo una minoría de las medianas y grandes empresas costarricenses implementa métodos realmente innovadores en sus procesos de RR. HH., mientras que un porcentaje más amplio está apenas en proceso de modernización. En otra encuesta, se identificó que el 18% de las empresas aún almacena todos los documentos de los colaboradores en papel, y un 74% combina formatos físicos y digitales, lo que refleja un camino pendiente hacia una transformación digital completa.
Esto demuestra que el sector aún tiene un largo camino por recorrer para realmente embarcarse en la transformación digital. Por eso, conoce cuatro características que los procesos de gestión de documentos de empleados que priorizan lo digital deben ofrecer como soporte para maximizar la eficacia del equipo de RR. HH.
Acceso y recuperación
Con la pandemia, muchas oficinas cerraron y los empleados comenzaron a trabajar de forma remota, lo que generó problemas para que los equipos de RR. HH. accedieran a archivos físicos y sincronizaran esa información con otros documentos digitales. Por eso, el sistema de gestión de documentos de un empleado debe estar en un repositorio central junto con todos los documentos relacionados con los empleados, independientemente de su origen. Una solución de gestión documental debe permitir la fácil digitalización de documentos en papel, sin hardware especializado, y permitir el acceso a usuarios autorizados donde sea que estén, cuando lo necesiten y desde cualquier dispositivo.
Eficiencia
Un factor clave detrás de muchos proyectos de transformación digital es hacer que las empresas sean más eficientes. Los equipos de RR. HH. también se benefician enormemente al dedicar menos tiempo al papeleo y más a iniciativas estratégicas y tareas que aporten valor al negocio. Una solución de gestión documental debe incluir automatización de procesos, como la indexación automática de documentos mediante metadatos configurables según diversos criterios. El sistema debe automatizar flujos de trabajo repetitivos, así como permitir la creación de formularios electrónicos de autoatención y carga de documentos, con el fin de liberar al equipo para un trabajo más estratégico.
Seguridad
Toda la información de los colaboradores debe considerarse confidencial y cumplir con la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley 8968) y su reglamento. Por ello, la solución tecnológica utilizada debe permitir que el acceso a los datos esté restringido según el rol del usuario, el tipo de recurso, la ubicación geográfica y la clase de documento, además de ofrecer controles de acceso personalizados. Al compartir documentos dentro o fuera de la organización, también debe ser posible definir una fecha de expiración del acceso y restringir acciones como la impresión o descarga para reducir los riesgos. Para accesos temporales de auditores, asesores legales u otros terceros, la solución debe permitir la creación de salas virtuales de revisión seguras. Asimismo, el sistema debe cifrar los datos tanto en reposo como en tránsito, y generar un registro completo de auditoría a nivel de documento.
Cumplimiento
El incumplimiento de las regulaciones de gobernanza de datos puede costarle caro a la empresa – multas, demandas judiciales y daños a la reputación. Por lo tanto, la solución de gestión de documentos de RR. HH. debe ayudar a la empresa a mantenerse en cumplimiento, aplicando automáticamente políticas de retención a nivel de documento y señalando archivos incompletos o desactualizados. También debe simplificar el trabajo de recopilación y compartición segura de documentos, y permitir que los usuarios accedan a documentos específicos en todos los archivos de empleados sin tener que buscarlos en sistemas o ubicaciones físicas.
Transforma los procesos
Las empresas que atraviesan un proceso de transformación digital a menudo cometen el error de reproducir directamente antiguos flujos de trabajo en papel en sus nuevos procesos digitales. Esto solo significa que han perdido oportunidades para ganar eficiencia mediante la transformación digital.
Si tu solución de gestión documental de RR. HH. no cumple con alguna de las características anteriores, ponte en contacto con Access y habla con uno de nuestros especialistas para saber cómo resolver el problema.