¿Por qué esperar para implementar una gestión digital de documentos? Todos ya han oído y conocen los beneficios que la transformación digital ofrece a las empresas, principalmente en un momento en que cada vez más personas trabajan desde casa, ya sea de forma totalmente remota o en modalidad híbrida. Además, la necesidad de mantener los negocios funcionando y ofrecer una buena experiencia al cliente exige que las empresas busquen las mejores herramientas y opciones tecnológicas para reducir costos y aumentar la productividad.
A pesar de que muchas empresas ya han emprendido el camino de la digitalización de documentos, muchas están apenas al inicio del trayecto de migrar sus sistemas a la nube. Y la gestión digital de documentos es fundamental para que esta transformación sea realmente exitosa.
Según la Association for Intelligent Information Management (AIIM), para una gestión digital de documentos eficiente es necesario un software que controle y organice todos los documentos de la empresa. Y un sistema de gestión en la nube no es más que una plataforma que realiza los procesos de control y organización en servidores distribuidos por todo el mundo y accesibles vía internet.
¿Pero por qué la nube es el futuro de la gestión digital de documentos?
La respuesta es simple: porque hace que la gestión digital de documentos sea más fácil y eficiente, dado que permite acceder a la información y organizar los documentos desde cualquier lugar, a través de cualquier dispositivo. Como el trabajo se está volviendo más remoto, esta nueva realidad implica ofrecer a los empleados acceso seguro a las aplicaciones y documentos relacionados con su trabajo, sin importar el lugar donde se encuentren, y es ahí donde la gestión digital de documentos en la nube se vuelve obligatoria.
Además, con la seguridad cibernética volviéndose más compleja, los equipos de TI enfrentan desafíos para lidiar con un número cada vez mayor de amenazas, lo que puede sobrecargar esos equipos que también tienen que atender las más diversas solicitudes al help desk e implementar soluciones y equipamiento.
La nube, entonces, permite que una parte de esas obligaciones sea delegada al proveedor de servicios en la nube, permitiendo una mejor distribución de los recursos de TI y la implementación de una estrategia de seguridad más robusta.
Beneficios de la gestión digital de documentos en la nube
Herramientas de gestión de documentos como Dropbox y Google Drive, a pesar de ser útiles, no ofrecen muchos recursos muy importantes para la gestión de documentos digitales, como control de versiones, acceso basado en permisos, copias de seguridad, recursos avanzados de protección de datos y funciones destinadas a hacer más eficiente el almacenamiento, acceso y compartición de documentos.
Pero hay otros beneficios:
- Recuperación fácil
Un sistema de gestión digital de documentos permite recuperar rápida y fácilmente los documentos en un entorno centralizado.
Como los procesos de negocio implican compartir documentos interna y externamente, un sistema de gestión de documentos hace que ese intercambio sea más eficiente y organizado, reduciendo posibles errores. - Cumplimiento normativo
Al volverse más eficientes los flujos de trabajo y reducir los errores, cumplir con las normativas se vuelve más sencillo mediante el uso de listas de verificación, formularios estandarizados, registros de acceso y cronograma de retención automatizado. - Seguridad mejorada
La nube también aporta características de seguridad que pueden hacer que sus documentos estén más protegidos, como una gestión de accesos más eficiente, lo que hace que la gestión digital de documentos sea más resistente frente a accesos no autorizados. Además, los documentos están protegidos contra desastres naturales, pérdidas y deterioro. - Reducción de costos
Gestionar documentos físicos es caro e ineficiente. Además del gasto en personal, se requiere una infraestructura física para almacenar los documentos de forma segura, lo que puede hacer inviable mantener “montones de papel”. En la nube, los costos de hardware, software, almacenamiento y personal se reducen y la gestión de documentos se torna más eficiente. - Mantenimiento bajo
Las soluciones en la nube cuentan con actualizaciones y copias de seguridad automáticas, lo que permite que el equipo de TI pueda ocuparse de otros procesos, como responder a las solicitudes de los usuarios más rápidamente.
Cómo elegir la mejor solución de gestión digital de documentos
La mejor solución de gestión digital de documentos es aquella que satisface con eficiencia las necesidades de la empresa. No existe una receta estandarizada para encontrar la que mejor cumpla los requisitos exigidos, pero algunos factores pueden analizarse, además del precio.
Flexibilidad
La solución debe ser flexible para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y evitar posibles interrupciones.
Escalabilidad
La solución debe estar preparada para manejar las necesidades actuales y futuras de la empresa, adaptándose con rapidez a la demanda.
Compatibilidad
Para satisfacer eficientemente las necesidades de la empresa, la solución de gestión digital de documentos debe ser compatible con las demás aplicaciones en uso, facilitando el intercambio de información y volviendo la gestión más eficaz, especialmente si las unidades de negocio comparten información con frecuencia.
Etapas para implementar la gestión digital de documentos
La gestión digital de documentos es parte esencial de una estrategia de transformación digital, pero para que todo funcione correctamente, algunas prácticas necesitan implementarse.
1. Ten metas claras: Toda estrategia, para tener éxito, necesita metas claras y objetivas. Entonces, el primer paso para implementar la gestión digital de documentos es entender cuáles son los objetivos y comprender cómo los procesos ya establecidos serán impactados. La gestión de documentos debe satisfacer las necesidades de la empresa de acuerdo con factores que van desde la forma en que los documentos serán accesados y usados hasta sus restricciones de uso.
2. Qué será digitalizado: La segunda etapa es saber qué se digitalizará y en qué orden. Por lo tanto, es esencial hacer inventario de todos los documentos físicos, entender cómo se utilizan esos documentos y cómo la digitalización puede hacer los procesos más eficientes.
Para ello, responde algunas preguntas:
– ¿Qué documentos son accedidos con más frecuencia? – ¿Qué documentos son confidenciales y requieren niveles de seguridad más altos? – ¿Qué procesos y flujos de trabajo basados en documentos físicos pueden optimizarse? – ¿Cómo es el acceso a los documentos?
Con esto es posible decidir qué documentos deben digitalizarse primero. A continuación, identifica los documentos que no deben o no necesitan ser digitalizados, como los que están al final de su ciclo de vida o que no son muy accesados.
3. Elige la mejor tecnología: En la fase de planificación, algunas decisiones impactan directamente la forma en que la gestión de documentos será realizada, por ejemplo, si los documentos serán gestionados localmente o en la nube. Una solución en la nube permite acceso rápido, fácil y seguro a los documentos, sin importar dónde se encuentre el empleado. Además, resulta más económica que el almacenamiento local, que exige infraestructura de hardware y personal, licencias y recursos de integración y seguridad.
Además, es necesario decidir cómo se capturarán las informaciones, si mediante imágenes o escaneo, recordando que la captura por imagen no permite la manipulación de la información, pero, por otro lado, es más barata. Ya el escaneo permite la edición de los documentos, seguimiento y retención automatizada, además de asegurar la integración con otras soluciones.
4. Encuentra el socio ideal: ¿Cuál es la mejor opción, contratar un especialista externo o gestionar los documentos internamente? Como la mayoría de las empresas no dispone de los equipos, software y experiencia necesarios para implementar un plan de gestión de documentos digitales, la opción de un proveedor externo es el camino más práctico pues, además de proporcionar todos los servicios de digitalización, consultoría y soporte, también puede actuar para hacer que los flujos de trabajo digitalizados sean más eficientes.
Contar con un socio como Access garantiza una mayor reducción de costos y riesgos, la capacidad de definir un cronograma para alcanzar los objetivos, evitar la interrupción de operaciones y tener la certeza de que las normas de cumplimiento y regulaciones serán seguidas correctamente.
Digitalizar documentos físicos y eliminar procesos basados en papel es esencial para garantizar mayor eficiencia en la gestión de documentos y la nube es parte importante en este proceso. ¿Está su empresa preparada para embarcarse en este viaje? Cuente con nuestros especialistas para optimizar su gestión de documentos.