Lamentablemente, toda empresa está sujeta a un desastre, ya sea natural, como inundaciones o incendios, o causado por empleados o contratistas, como sabotajes, robos u otros accidentes. Y como no siempre es posible evitar este tipo de situaciones, es necesario garantizar la continuidad del negocio mediante la implementación de un plan de recuperación ante desastres.
Pero, en primer lugar, ¿qué es un plan de recuperación ante desastres? Su implementación no solo busca prevenir riesgos, sino también remediar las consecuencias de accidentes de pequeña, mediana o gran magnitud. El plan contiene los escenarios y procedimientos necesarios para que la empresa retome sus actividades operativas lo más rápido posible, con el mínimo de daños, de manera que la productividad y los resultados no se vean afectados de forma permanente.
Además de impactar la continuidad del negocio, la pérdida definitiva de documentos puede implicar diversas multas y situaciones de incumplimiento con empleados, proveedores y, principalmente, con entidades gubernamentales.
Para evitar estos problemas, el primer paso es nombrar un comité de planificación para supervisar el desarrollo e implementación del plan de recuperación ante desastres, con representantes de todas las áreas de la empresa, evaluando las necesidades críticas, tales como:
- PROCESOS Y OPERACIONES
- PERSONAS CLAVE
- INFORMACIÓN CRÍTICA
- SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO
- SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Los procesos y operaciones deben analizarse para determinar el tiempo máximo que cada departamento y la empresa en su conjunto pueden operar sin un sistema determinado o información crítica. Una vez identificadas las funciones primarias, las operaciones y procesos deben clasificarse en orden de prioridad: esenciales, importantes y no esenciales.
La probabilidad de que ocurra un desastre en una organización es altamente incierta. Un plan de recuperación ante desastres, por lo tanto, es similar a un seguro de responsabilidad civil: ofrece un nivel de tranquilidad al saber que, si ocurre una catástrofe, no causará un desastre financiero.
Cómo mantener los documentos seguros
Cuando se trata de documentos físicos, el plan de recuperación ante desastres debe desarrollarse junto con un socio confiable con experiencia comprobada en gestión documental. Mantener los archivos internamente en la empresa, en salas sin ningún tipo de protección especial, no garantiza la seguridad mínima.
Por otro lado, invertir en salas especialmente diseñadas que cumplan con todos los requisitos de seguridad para la custodia física de la documentación, en condiciones adecuadas para preservar su integridad, representa un costo elevado para la empresa.
Estas áreas, llamadas Salas Caja Fuerte, deben tener control de humedad y temperatura; sistema de detección temprana de humo; sistema de combate contra incendios, alarma de intrusión y acceso restringido mediante biometría, entre otros elementos de seguridad. En resumen, es un costo muy alto.
Con un socio con la experiencia necesaria, los beneficios y la importancia de contar con un plan de recuperación ante desastres en la gestión documental son claros. Con una planificación eficaz, cuando ocurre un evento, la organización está preparada para reducir riesgos, minimizar el tiempo de inactividad, mantener la conformidad y garantizar que los registros internos y del cliente estén protegidos.
Documentos activos más críticos
La gestión de documentos activos necesita una estrategia de recuperación ante desastres con la tecnología adecuada para eliminar el papel y automatizar procesos. Si tienes procesos en papel, documentos de acceso frecuente, documentos que necesitan compartirse interna o externamente y las personas que los necesitan están distribuidas en diversos lugares, entonces necesitas una solución de gestión documental digital para garantizar la continuidad del negocio en todas las instalaciones de tu empresa. Algunos ejemplos comunes son documentos de empleados, facturas y contratos.
Es evidente que los documentos de los empleados serán necesarios para RR.HH., pero los gerentes necesitarán acceso a documentos como evaluaciones de desempeño y certificaciones de capacitación. Los auditores y abogados probablemente necesitarán acceder a algunos documentos de empleados de vez en cuando. No debemos olvidar a los empleados que desean acceder a sus documentos personales.
Las facturas son documentos con los que muchas empresas lidian diariamente. La recepción, extracción de datos, aprobación y pago pueden ser procesos costosos basados en papel.
Los contratos son otro documento común en casi todos los negocios. Existen contratos con proveedores y contratos con clientes. Los departamentos que necesitan acceso incluyen Ventas, Atención al Cliente, Compras y Contabilidad. Las fechas de vencimiento, aumentos de precios y renovaciones son eventos importantes que deben ser monitoreados e implementados.
La tecnología adecuada de gestión y custodia documental puede resolver los problemas y procesos empresariales relacionados con estos y muchos otros documentos. Access ofrece consultoría para, junto con tu empresa, revisar procedimientos, identificar fallas en el proceso de archivo y evaluar la mejor solución para garantizar la seguridad de los documentos e implementar un plan de recuperación ante desastres.