La gestión de registros es una tarea de extrema importancia para las empresas que manejan documentos e información de terceros, sin embargo, no siempre esta función es atribuida a una persona con experiencia. La cantidad de datos provenientes de diversas fuentes, en los más diferentes formatos y medios, convierte el proceso en un desafío para cualquier corporación.
Cuando una empresa almacena o procesa registros confidenciales, incluidos datos de salud, jurídicos y financieros, está sujeta a una serie de obligaciones administrativas y legales. La gestión de registros es una tarea compleja y desafiante, pero cuando se realiza correctamente, puede generar un valor real para el negocio. No obstante, sin un enfoque eficaz en la gestión de registros, las empresas suelen enfrentar una variedad de puntos problemáticos que afectan la eficiencia y el cumplimiento.
Pensando en esto, separamos 5 puntos negativos de la gestión de registros y qué hacer para superarlos. Acompáñenos.
Almacenamiento inseguro
Costa Rica ha enfrentado en los últimos años un aumento significativo en incidentes de ciberseguridad y filtraciones de datos. De acuerdo con diversos reportes de empresas especializadas en privacidad y seguridad en línea, instituciones públicas y privadas del país han sido blanco de ciberataques que expusieron información sensible de miles de ciudadanos. Uno de los casos más notorios fue el ataque al Ministerio de Hacienda en 2022, que afectó la disponibilidad de varios servicios por semanas, así como filtraciones que involucraron datos de instituciones estatales críticas.
Es importante destacar que la mayoría de las exposiciones de datos resultan de errores humanos. Incluso las principales empresas y autoridades del país están sujetas a este tipo de situación, lo cual puede poner en riesgo a miles de personas.
De acuerdo con la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales en Costa Rica, el incumplimiento de sus disposiciones puede acarrear sanciones administrativas y multas que varían según la gravedad de la falta, pudiendo impactar de manera significativa en la operación y reputación de una institución.
Dificultad para localizar registros
Los registros son útiles solo si se pueden usar para encontrar la información necesaria. Pero, para permitir el acceso eficiente y preciso a los registros, deben ser clasificados, categorizados y almacenados en un sistema que permita búsquedas. Esto se vuelve cada vez más desafiante a medida que el volumen de documentos crece. Como consecuencia, este proceso se torna cada vez más complejo y muchas organizaciones poseen poco conocimiento sobre los archivos que almacenan.
Mala administración en el acceso a los archivos
La gestión inadecuada de identidad y acceso es una causa común de exposiciones de datos y fallas de cumplimiento. Por un lado, los registros deben ser accesibles solo a individuos autorizados. Por otro, el acceso debe ser ágil para quienes lo necesitan. En muchos casos, la eficiencia operativa se ve afectada cuando los empleados luchan por obtener la información que necesitan para realizar sus tareas.
La implementación de un sistema seguro de gestión de identidad no siempre es sencilla; por eso tantos registros se filtran desde plataformas en la nube, incluso cuando éstas ofrecen a los usuarios herramientas para gestionar el acceso de forma segura. Muchas empresas aún cometen errores. La realidad es que aprovechar las poderosas herramientas de gestión de acceso de una plataforma moderna en la nube no garantiza que la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos se mantenga.
Vida útil de los registros
Las normas regulatorias exigen que las empresas almacenen los registros por un período específico y los destruyan de forma segura una vez finalizado ese período.
Muchas empresas encuentran este proceso desafiante por varias razones:
- Deben comprender qué regulaciones se aplican a cada registro, lo que significa que los registros deben clasificarse y categorizarse;
- Los registros deben ser monitoreados durante todo su ciclo de vida para garantizar que se almacenen y destruyan de acuerdo con las regulaciones pertinentes;
- Los requisitos legales y regulatorios de retención difieren según la naturaleza de los registros.
No acompañar la evolución
Nuestro último punto problemático a destacar es que nada de lo que discutimos aquí es estático. A medida que las regulaciones evolucionan, las empresas también deben adaptar sus procesos y sistemas de almacenamiento de registros para cumplir con los nuevos requisitos. Esto puede ser particularmente oneroso para las empresas de servicios financieros, donde los requisitos de retención y producción de registros cambian con frecuencia. También afecta a los sectores de salud, jurídico, seguros, recursos humanos, manufactura, educación y gubernamentales, entre otros.
¿Cómo puede ayudar un sistema de gestión de registros eficaz?
Para recapitular, a continuación, se presenta un resumen de los puntos problemáticos anteriores y cómo un sistema de gestión de registros eficaz puede ofrecer soluciones para cada uno de ellos. Acompáñenos.
Almacenamiento seguro:
Los sistemas de gestión de registros ofrecen almacenamiento externo seguro para registros físicos y digitales.
Facilidad para localizar registros:
Los sistemas de gestión de registros pueden clasificar y categorizar registros. De esta manera, se pueden buscar fácilmente a través de un portal en línea seguro, lo que permite a los usuarios autorizados encontrar la información que necesitan rápidamente.
Fácil administración en el acceso a archivos:
El software de gestión de registros desarrollado específicamente incluye una gestión de identidad y acceso robusta y sofisticada, así como un registro completo de solicitudes de acceso.
Vida útil de los registros:
Un cronograma actualizado garantiza que los registros sean gestionados a lo largo de su ciclo de vida de acuerdo con los requisitos regulatorios relevantes y luego sean destruidos de forma segura.
Seguimiento de la evolución:
El software de retención y cumplimiento rastrea continuamente cientos de miles de requisitos, actualizando sistemas y controles según sea necesario.
Para saber más sobre cómo los servicios de gestión de documentos, información y registros de Access ayudan a las empresas a reducir costos y, al mismo tiempo, aliviar la carga de cumplimiento, póngase en contacto hoy mismo con uno de nuestros especialistas en gestión de información y registros.